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2022-07-12 16:11:35 來源:浙江招聘網
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職場中,有很多事會浪費我們一天的時間,看似微不足道但積累起來足以毀掉一個人。職場中,最寶貴的是時間,最易流逝的也是時間。
1. 頻繁查閱電子郵件
職場中,電子郵件必不可少,但有些人幾分鐘看一次,或開著收件箱工作,浪費了大量時間。
你可能會說:“不開著電子郵箱,若有緊急事怎么辦?”其實,緊急事領導一般會電話或口頭告訴你,而不是用低效率的郵件。而且,不是建議你不查收電子郵件,而是一天要控制在固定次數。
記得剛入職那會兒,我一天效率低,總感覺時間過得很快。當時,我工作開著收件箱,一有郵件電腦便會彈出窗口提醒。那個時候,整塊時間都變得碎片化,一天在轉移注意力中度過。
后來,遇到了公司優秀員工小軍,跟他說出了困惑。
小軍說:“其實,頻繁查收郵件是職場新人經常會犯的錯誤,但我不這樣做。我一般把查收郵件的時間限定在一天5次,既能快速響應郵件又能高效解決問題。我一般是上午7點到公司,上午茶歇時10點,午餐前12點,下午茶歇時15點,18點下班前查收,基本是3小時查收一次,高效且不耽誤事?!?/p>
聽到他的建議,我便改變了查收郵件的方式,注意力不再被郵件提醒打斷,工作效率大幅度提升??梢哉f,頻繁查閱郵件浪費了我們大量時間。
2. 無聊的會議
職場中,無人可避免參加一些無聊的會議。有些會議沒有時間控制,沒有主題,大家越聊越跑偏,浪費了大量時間。
會議應該是用來決策的,而非談論細節問題。會議開始前,參會人應提前對相關細節溝通確認,會議上進行決策,這樣的會議才更高效。
會議也應該有具體的議題、必須參會人員、會議時間及地點等要素,這樣才利于大家提前準備,在控制時長內快速完成。如果條件允許,還可以配備會議主持人或引導員,確保會議在規定的時間內完成。
剛入職那會兒,領導讓我組織一場科室項目周會。當時職場經驗不足,沒有提前溝通議題、控制時間,導致浪費了大家很多時間,很是愧疚。
后來,當我意識到自己的失誤后,開始嚴格把控時間,能45分鐘解決的問題絕不延長到1小時。開會期間,我建議領導準備一個計時牌,用來提醒會議時間。果然,以后的會議高效很多,減少了員工的抱怨。
公司中,浪費時間的一大塊來源于無聊的會議。如果你是會議組織者,請按照以上的建議組織一場高效會議;如果你是會議參與者,也可以給組織者提供一些建議,確保時間用在刀刃上。
當然,很多國外公司為了確保會議盡快結束,大家站著開會,這也是不錯的高效會議方式。
3. 桌面散亂
有多少時候,由于桌面混亂,我們把時間浪費在查找文件上,這里的桌面不僅指工位也指電腦桌面。
比如,領導讓你查閱一份文件,你花了10分鐘才找到,你以為自己很高效,其實日積月累時間浪費了一大把;比如領導讓你發送一份電子文檔,你把電腦上尋找了好久,浪費了大量時間。
可以說,高效率的工作絕對來源于清潔的桌面和有序的電腦桌面。
剛工作那會兒,我并沒意識到桌面會影響一個人工作效率。那時候,我把所有的工作文件放在工位上。剛開始還好,由于經常處理那些文件,領導找我查詢時我都能第一時間送達。
但隨著時間的累積,文件逐漸變多,很多時間找尋一個文件我需要在厚厚的文件堆里找尋,浪費了大量時間。后來,我主動學習整理,為此節約了大量時間。
我們要學會定期歸檔和清理文件,確保最重要的文件放在桌面,保證桌面的整潔,這樣才能有效節約時間。
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